1、首先，“人”字。即会议的各类人员，一般涉及参会人员和工作人员两类。其中参会人员包括：出席领导和其他参会人员;工作人员职责一般包括：协调、材料、会务、后勤、宣传等，合理分配好每个人负责事项即可。
2、其次，“材”字。即会议材料，一般有方案、议程、通知、主持词、发言材料、领导讲话稿、纪要、信息、其他材料等。
3、第三，“物”字。即会议物品，一般有会议材料、签到表、相机、茶水、横幅、音响话筒、台卡及根据会议特点准备的物品，比如培训会需准备电脑、投影等。
4、第四，“联”字。会议的环节很多且环环相扣，这就需要一个总的协调人，把控各个环节，查漏补缺，鲩乎吃赳协调各方，稳步推进，把整个会议串联起来，确保高质量完成会议。
5、第五，四个关键字非常重要，但更重要的是需要一个能够统筹全局工作的熟手。熟悉各流程，能够灵活变通，应对各种突发问题。
